POUR LES LOCAUX

Récépissé de la déclaration de locaux auprès de la DDCS 

Après instruction du dossier et en cas d’avis favorable, la DDCS délivre un récépissé attestant la réception de la déclaration et assorti du numéro d’enregistrement du local .
Toute modification ultérieure des éléments de la déclaration ou dans l’aménagement, l’équipement ou l’utilisation des locaux doit être portée par écrit et dans les quinze jours suivant cette modification à la connaissance du préfet qui a reçu la déclaration initiale avec mention du numéro d’enregistrement des locaux.

Contrat d’assurance

Attestation d’assurance en sécurité des locaux. Tout bâtiment doit être couvert d’une assurance pour les risques majeurs: incendie, foudre, dégâts des eaux, tempête, ainsi que les dommages corporels ou matériels pouvant être causés a une tiers personne.

Autorisation d’ouverture d’un ERP

L’exploitant d’un établissement recevant du public (ERP) doit demander au maire (ou à la préfecture de police de Paris) l’autorisation d’ouverture au public en cas de travaux, de changement d’affectation ou après une fermeture pendant plus de 10 mois.

La demande doit être effectuée 1 mois avant l’ouverture.

Elle doit comprendre notamment :

  • l’attestation du maître d’ouvrage, certifiant la réalisation des contrôles et vérifications techniques relatifs à la solidité ;
  • l’attestation du bureau de contrôle, quand il doit intervenir pour confirmer que la mission solidité a bien été exécutée ;
  • le rapport de vérification réglementaire après travaux (RVRAT) établi par l’organisme de contrôle agréé ;
  • l’attestation d’accessibilité.

Le maire (ou la préfecture de police de Paris) autorise l’ouverture d’un ERP par arrêté après avis de la commission de sécurité pour les ERP de la 1e à la 4e catégorie. Les établissements de 5e catégorie, sans locaux à sommeil, sont dispensés de visite de réception de la commission de sécurité.

L’exploitant peut contester la décision de refus d’ouverture du maire devant le tribunal administratif dans les 2 mois suivant la décision.

Attention :

Si l’ERP est destiné à recevoir des manifestations sportives ouvertes au public, il doit faire l’objet d’une homologation préfectorale.

Copie du procès verbal de la dernière visite de la commission de sécurité

Pour les établissements comportant des locaux à sommeil et les gros établissements(comme la majorité des établissements scolaires.

Registre de sécurité des locaux tenu à jour 

Conformément à l’article R 123-51 du Code de la construction et de l’habitation

Dans les établissements soumis aux prescriptions du présent chapitre, il doit être tenu un registre de sécurité sur lequel sont reportés les renseignements indispensables à la bonne marche du service de sécurité et, en particulier :

– l’état du personnel chargé du service d’incendie ;

– les diverses consignes, générales et particulières, établies en cas d’incendie y compris les consignes d’évacuation prenant en compte les différents types de handicap ;

– les dates des divers contrôles et vérifications ainsi que les observations auxquelles ceux-ci ont donné lieu ;

– les dates des travaux d’aménagement et de transformation, leur nature, les noms du ou des entrepreneurs et, s’il y a lieu, de l’architecte ou du technicien chargés de surveiller les travaux.

Le récépissé des services vétérinaire

Si une restauration collective est proposée aux mineurs, elle doit être déclarée sur un formulaire type auprès des services vétérinaires(DDPP). Alors, il délivrera un « récépissé de déclaration d’ouverture de restauration collective » avec un numéro d’identification. Cette formalité doit être accomplie quand le le type de restauration change( ex: passage du cuisine sur place à une cuisine centrale de restauration). Pour cette déclaration il existe un imprimé cerfa n°13984*03, mais dans de nombreux départements les vétérinaires ont élaboré un formulaire local, plus adapté aux ACM.

L’avis du service PMI(en cas de mineurs âgés de moins de 6 ans)

L’organisation d’un accueil collectif d’enfant de moins de 6 ans est subordonnée selon le CASF(Code de l’action sociale et des familles) à une autorisation d’ouverture. Cette autorisation est délivrée par la DDCS, après avis du médecin responsable du service départementale de la protection maternelle et infantile. Il en est de même pour les modifications de conditions d’accueil (aménagement, habilitation, etc…).

Les organisateurs souhaitant ouvrir un accueil ouvert pour les enfants moins de 6 ans devront comme les autres faire les déclaration à la DDCS. Celle-ci demande alors l’avis du service PMI sur l’adaptation des locaux et des conditions matérielles aux besoins et au rythmes de cette tranche d’age.

Le dossier technique amiante 

Tout propriétaire d’un immeuble dont le permis de construire a été délivré avant le 1 juillet 1997 doit tenir à jour et pouvoir présenter aux  contrôles un dossier technique amiante (DTA) dont le contenu a été révisé par l’arrêté du 21 décembre 2012.
Le DTA comporte:
– les rapports de repérage des matériaux et produits contenants de l’amiante
– le cas échéant, la localisation et le résultats des évaluations périodiques de l’état de conservation et des travaux portant sur des matériaux et produits contenants de l’amiante
– des consignes de sécurité
– une fiche récapitulative

 

 

 

 

 

 

POUR L’ACCUEIL ET LE SÉJOUR

 

Le récépissé de déclaration de la DDCS 

Une fois que l’organisateur a effectué la déclaration de l’accueil ou du séjour auprès de la DDCS du lieu de son domicile ou de son siège social. Cette dernière lui délivre un récépissé attestant la réception de la déclaration, document assorti d’un numéro d’enregistrement. Ce document constitue une preuve de que l’organisateur s’est acquitté de l’obligation de déclaration. Cependant il ne s’agit pas d’un certificat de conformité, le récépissé n’a pas de valeur d’autorisation. La procédure de déclaration ne prend son sens que lors de l’envoie de la déclaration, au plus tard 8 jours avant l’ouverture de l’accueil. Il est souhaitable de faire une impression de cette fiche complémentaire qui récapitule le nombre d’enfants par tranche d’age et la qualification de l’ensemble de l’équipe.

Le projet éducatif 

Selon la circulaire sur l’inspection du 20 juin 2011, l’agent de la DDCS chargé du contrôle et de l’évaluation doit pouvoir consulter sur place le projet éducatif de l’organisateur. Même si celui-ci a été envoyé à la DDCS l’inspecteur peut demander au directeur de le lui présenter, afin de vérifier s’il en a bien pris connaissance et de voir si le projet pédagogique est cohérent avec le projet éducatif.

Cahier de présences journalières 

Une liste des enfants présents avec les coordonnées des parents afin de pouvoir les joindre en cas d’urgence. Il suffit le plus souvent pour les séjours de vacances. En revanche les accueils sans hébergement nécessitent un listing permettant de pointer chaque jour les enfants. Ainsi, il servira de justificatif pour les prestations de services clsh de la caf, versé par rapport aux jours de présence.

L’attestation d’assurance en responsabilité civile 

Elle doit être souscrite par les organisateurs pour eux-mêmes , leurs employés , les bénévoles éventuels et les mineurs accueillis. Cette attestation doit être présentée au agent de la DDCS en cas de contrôle, elle doit aussi être fournie à la demande des personnes garanties par le contrat.(Animateurs, parents des enfants accueillis).
Elle doit comporter les mentions suivantes:
– la références aux dispositions légales et réglementaires
– la raison sociale de la ou des entreprises d’assurance concernés
– le numéro de contrat
– sa période de validité
– le nom de l’adresse du souscripteur
– l’étendue et le montant des garanties
– la nature des activités couvertes

Dossier du personnel :

Comprend :

– une liste complète du personnel

– copie de leurs diplômes, brevets ou livret de formations

– Contrats de travail

– autorisations parentales pour les personnels mineurs

– attestation de vaccination ou photocopie du carnet de santé ou certificat médical attestant que les personnes remplissent les conditions légales en termes de vaccination.

– attestation médical du personnel de cuisine prouvant qu’ils sont aptes des denrées alimentaires

– casier judiciaire (B3) des personnels et bénévoles non déclaré comme intervenant par téléprocédure sur le logiciel TAM, ce bulletin qui doit être présent au directeur avant l’accueil peut rester en possession du salarié

– le tableau des congés et récupération

Document sanitaire des mineurs 

La fiche sanitaire en tant qu’imprimé type Cerfa préétabli n’a plus depuis longtemps d’usage obligatoire et ne peux être exigé .
Cependant les parents son tenus de donner au directeur sous plis cacheté:
– un document attestant que leur enfant a satisfait aux obligations fixées par la législation en matière de vaccination
– renseignement d’ordre médicale pouvant avoir des répercutions sur la participation de l’enfant pendant les activités

Attestation relative à la qualification de l’assistant sanitaire

Les certificats médicaux pour les activité sportive l’exigeant. La production d’un certificat médical de non contre indication est nécessaire que dans les 3 activités suivantes : plongée subaquatique, vol aérien et vol libre; il n’est pas interdit aux organisateurs d’autre activité sportive de demander un certificat médical, mais ce n’est pas une exigence réglementaire.

Le cahier de soins journaliers 

L’assistant sanitaire est chargé de tenir ce registre. Dans celui ci doit être inscrit la blessure, le soins prodigués, la date et l’heure des soins, le nom et signature du soignant. De plus ce cahier est souvent doublé d’un registre de suivi des traitement, pour y noter la date et l’heure du traitement, le médicament et la posologie de l’enfant.

Le cahier de comptabilité 

 

L’organisateur déterminent le plus souvent comment les comptes doivent être tenus.
En général, il est tenu par le directeur, afin de noter toutes les dépenses, elle doivent être justifier avec les factures

Le cahier des menus

 

Les menus doivent obligatoirement être affiché en collectivité. Le cahier de menus permet de réunir l’ensemble des menus, quelque soit la production des repas. (sur place, ou centrale). Il permet également dans le cas d’une cuisine sur place de faire apparaître la qualité et la quantité des aliments et des produits constituants les menus servis, ainsi que les prix de revient journalier par rationnaire de ces menus.

 

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